Зачем начальники заставляют нас писать глупые объяснительные записки

Наверняка, вы уже успели посмеяться над содержанием десятков смешных объяснительных, попавших в Интернет: "Я не пришёл на работу, потому что не захотел. Захочу — и завтра не приду!", "Наушники спутались, а без музыки я не хожу" и прочие остроумные "отмазки". Но если объяснительные по-прежнему пишут, значит, это кому-нибудь нужно?

Требовать с сотрудников объяснительные записки работодатель обязан с момента появления Кодекса законов о труде 1971 года. Именно в нём было прямо указано, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен запросить у подчинённого объяснения его действий в письменной форме.

— Эту меру можно рассматривать как дополнительную гарантию для работника, поскольку с этого момента применение взыскания до получения объяснения стало неправомерным. Появившись в Кодексе законов о труде 1971 года, такая обязанность работодателя перекочевала и в современный Трудовой кодекс. Менялись только сроки предоставления такого объяснения, — рассказал Игорь Агапов, юрист департамента трудового права Института профессионального кадровика.

Но если в советском кодексе не было указано, в какой срок нужно написать объяснительную, то сейчас на письменное оправдание плохой работы, опоздания или прогула даётся 3 рабочих дня. Применение дисциплинарного взыскания без таких объяснений с большой долей вероятности будет признано судом незаконным. 

Всё вышесказанное касается именно обязанности работодателя требовать объяснительных от сотрудников, а вот право на это у него было всегда. 

— На такое право работодателя косвенно указано ещё в Кодексе 1918 года — первом Кодексе законов о труде, появившемся в России. Пункт 54 этого документа гласил, что "о всяком оставлении работы трудящимся учреждения, лица, применяющие труд за вознаграждение (то есть, говоря современным языком, работодатели), обязаны были сообщать местному Отделу Распределения Рабочей Силы и профессиональному союзу, членом которого являлся работник, с указанием времени и причины оставления работы", — говорит Агапов.

Другими словами, если работодатель не знал, по какой причине работник покинул рабочее место, то эту причину нужно было выяснить у самого работника. Один из способов это сделать — запросить объяснения в письменной форме. Самому работнику также никто и никогда не запрещал объяснить те или иные свои проступки письменно.

Только для злостных нарушителей

Дмитрий Азаров, генеральный директор и совладелец "Лаш Раша" (Lush Russia), рассказывает, как на практике используют объяснительные записки в его компании:

— Иногда, если вопрос касается ошибки в оформлении документов, объяснительная записка требуется, чтобы исправить ситуацию и правильно оформить это исправление. Иногда объяснительная записка помогает показать сотруднику серьёзность проблемы — если это ответственный человек и нарушение произошло впервые, это обязательно поможет в будущем избежать его повторения. 

По словам Азарова, как правило, письменные объяснения в его компании выглядят правдоподобно. Но если однотипные проступки повторяются, то объяснительные записки вряд ли помогут, констатирует он. 

В СПАО "РЕСО-Гарантия" объяснительные записки требуют, если сотрудник прогулял рабочий день либо совершил административный или производственный проступок. По тону таких записок можно понять, придумывает человек объяснения или обрисовывает настоящую ситуацию, утверждает Елена Лурье, заместитель гендиректора, начальник управления по работе с персоналом.

— Так, одна наша сотрудница систематически опаздывала, поэтому её просили писать объяснительные. И каждый раз она выдумывала новые причины: то автобус долго не ехал, то в метро какие-то проблемы, а один раз написала, что развернула спасательную операцию: кошка застряла где-то, и она её доставала.

Встречаются и другие курьёзные объяснения. Вот забавная объяснительная записка агента, нагрубившего клиенту, из нашего архива:   

Крайняя мера

Несмотря на право требовать письменных объяснений от сотрудников не все современные российские компании им пользуются, выяснил Лайф. Так, по словам Полины Хабаровой, заместителя генерального директора по персоналу "КРОК-инкорпорейтед", написание служебных записок в компании не практикуется: это противоречит корпоративной культуре компании. 

— Мы считаем, что работа требует доверительных отношений в команде, где легко напрямую договариваться с коллегами, давать и принимать обратную связь, — объясняет она.

В WorldClass придерживаются схожего мнения, рассказала директор отдела кадров Наталия Бояркина. По её словам, более приемлемая форма обращения к сотруднику при возникновении разногласий — устные замечания или разъяснительные беседы с руководителем отдела. Чтобы сохранить максимально дружелюбную атмосферу в коллективе, к объяснительной записке следует прибегать лишь как к крайней мере.  

Крайней мерой называют объяснительную и в коммуникационном агентстве Comunica.

— В объяснительных записках у нас практически нет необходимости ввиду того, что мы уважаем другу друга и не нарушаем свободу наших коллег. Но не стоит забывать, что свобода налагает высокий уровень ответственности и порядка. В том случае, когда сотрудник не может правильно распоряжаться своей свободой, нам приходится прибегать к административным инструментам, — рассказывает ведущий менеджер по персоналу агентства Валентина Игнатьева.